Jak zorganizować wydajny dzień pracy?

Czyli co robią ludzie sukcesu, by zaoszczędzić czas i z zadowoleniem zakończyć dzień.

Odpowiednie nastawienie, wizualizacja satysfakcjonującego końca dnia, dobry grafik. Sprawdź, co jeszcze możesz zrobić, by zadbać o swój dzień pracy. Poznaj podejście mise-en-place i zorganizuj się na wzór mistrzów w swoich fachu i ludzi sukcesu.

Kiedy praca nas męczy…

Tradycyjny dzień pracy od 9 do 17 nie sprzyja produktywności. By obudzić się rano i przetrwać dzień uzależniamy się od kawy i papierosów, walczymy z brakiem zaangażowania i niechęcią do własnej pracy. Osoby prowadzące własną działalność, przedsiębiorcy, freelancerzy wcale nie mają lepiej. Większość zmaga się z prokrastynacją i niską produktywnością. Chcielibyśmy osiągać duże zyski robiąc to, co lubimy i mieć dużą elastyczność w dziennym grafiku. Mimo to nie pracujemy, kiedy jesteśmy najbardziej wydajni a dni większości z nas to połączenie ślamazarnej pracy z rozpraszaczami typu ciągłe sprawdzanie e-maili, przerwa na kawę i uzależnienie od social media.

Co możemy zrobić, by dni poświęcone na pracę były źródłem satysfakcji?

Osoby, które czerpią przyjemność z tego, co robią ogromną wagę przykładają do dobrej organizacji. Wiedzą, że jeśli nie zadbają o swój grafik, milion rzeczy ukradnie ich czas. Dlatego ludzie sukcesu używają swoich zdolności do zarządzania czasem nie tylko w pracy, ale również przed jej rozpoczęciem i po jej zakończeniu. Wiedzą, że poranek i pierwsze godziny dnia są najważniejsze dla zwiększenia produktywności a odpoczynek jest niezbędny, gdy w pracy liczą się kreatywność i sprawne rozwiązywanie problemów.

Podejście mise-en-place.

Przykładem inspirującego podejścia do pracy jest organizowanie się na wzór najlepszych restauracji, czyli mise-en-place. Termin ten, oznaczający, że "wszystko jest na swoim miejscu", zakłada dokładne zaplanowanie dnia: przygotowanie przepisów, narzędzi i składników przed rozpoczęciem gotowania. Dzięki doskonałemu przygotowaniu kucharz może całkowicie skupić się na wykonaniu perfekcyjnego dania. Podejście mise-en-place z sukcesem można stosować w każdej pracy. Krótkie zaplanowanie dnia, intelektualne mise-en place pomoże ustawić nam dzień według naszych priorytetów. Metaforycznie rzecz ujmując chodzi o to, by nikt nie wszedł do naszej kuchni, nie kradł nam składników i nie brudził, kiedy my powinniśmy być skupieni. Jak to osiągnąć?

Wizualizacja końca dnia.

Dobrze jest wyobrazić sobie koniec dnia, kiedy będziemy opuszczać miejsce pracy z poczuciem spełnienia i dobrze spędzonego czasu. Wyobraźmy sobie naszą wieczorną odpowiedź na pytanie: „Co udało nam się osiągnąć?” To krótkie ćwiczenie pozwali nam odróżnić pilne zadania od tych naprawdę ważnych, doda nam również energii potrzebnej do skupienia się na priorytetach. Ćwiczenie jest zakończone, kiedy uda nam się złożone zadania rozłożyć na listę konkretnych czynności – nasz plan dnia.

Dobry plan dnia, czyli jaki?

Eksperci zajmujący się produktywnością zalecają, by każdy punkt na naszej liście zadań zaczynał się od czasownika. Zamiast pisać „poniedziałkowa prezentacja” umieśćmy na naszej liście, konkretne zadania: „zbierz dane dotyczące sprzedaży”, „przygotuj szkice slajdów”, „znajdź odpowiednie ilustracje”. Gdy chodzi o osiąganie celów im bardziej szczegółowo je określamy, tym zwiększamy swoje szanse na sukces. Przy priorytetyzacji, zacznijmy dzień od zadań, które wymagają najwięcej skupienia i energii. To ważne, ponieważ w ciągu dnia będziemy tracić siły. Przygotowanie listy zadań zajmuje mniej niż 10 minut. W ciągu dnia przyniesie ogrom korzyści. Gdy będziemy coraz bardziej zmęczeni, nie będziemy potrzebować przerw, by zastanowić się, co dalej. Będziemy mogli, tak jak szef kuchni, skupić się na perfekcyjnym wykonaniu ustalonych zadań.

Co jeszcze możesz zrobić dla zwiększenie efektywności?

Najbardziej skupieni jesteśmy przez pierwsze poranne trzy godziny. To najlepszy czas na planowanie, podejmowanie decyzji i samą pracę. Mamy wtedy najwięcej energii i pracujemy najbardziej efektywnie. Oczywiście, wszyscy musimy działać w ramach ograniczających nas życiowych sytuacji (praca zdalna, praca na etacie, własna działalność, opieka nad dziećmi, męczące dojazdy). Niezależnie od sytuacji, w której jesteś – zadbaj o swój dzień. Jak?

1. Wstawaj wcześnie po dobrze przespanej nocy – umiejętność wysypiania się jest bezcenna, gdy chodzi o skupienie się na pracy. Najlepiej jest wstawać rano (i dodatkowo zadbać o popołudniową drzemkę).
2. Zjedz zdrowe śniadanie – to, co i kiedy jesz ma ogromne znaczenie dla produktywności. Rano mamy najwięcej energii, by ją zachować dzień najlepiej zacząć porządnym śniadaniem. Odpowiednia dawka protein (30 g) to gwarancja, że nie złapie nas ani mały ani wilczy głód.
3. Bądź aktywna/-y fizycznie – wiele badań wykazuje, że ludzie aktywni fizyczni są bardziej produktywni. Kiedy Twoje ciało jest zdrowsze, Twój mózg pracuje wydajniej. Wysiłek fizyczny to także dobry pomysł, by zrelaksować umysł w przerwach między zadaniami.
4. Zadbaj o porządek na biurku i pulpicie – uporządkuj pliki i dokumenty, bądź przygotowany, kiedy o ważne dokumenty zapyta Twój szef lub kolega.
5. Znaj swoje cele – większość ludzi nie osiąga celów, bo ich precyzyjnie nie definiuje. Dzięki poświęceniu 10 minut na zaplanowanie dnia i ustalenie priorytetów (poprzedzonych wizualizacją końca dnia) zyskujemy motywację do osiągnięcia celów.
6. Zacznij od najtrudniejszych zadań – ponieważ najwięcej energii mamy rano, zacznij od krytycznych, trudnych projektów. Dobrym pomysłem jest zastosowanie zasady: „pierwsze 90 minut pracy poświęcamy na priorytet nr.1”. Wśród tych priorytetów z pewnością nie ma sprawdzenia poczty i fejsbuka (poświęćmy im chwile dopiero po trzech godzinach intensywnej pracy).
7. Pracuj w krótkich odcinkach czasu - kiedy pracujesz, rób to na 100%. Podobnie jak podczas ćwiczeń fizycznych. Krótsze, ale bardziej intensywne sesje treningowe są bardziej efektywne od tych dłuższych. A po intensywnym wysiłku następuje odpoczynek, któremu zawdzięczamy efekty. Podobnie jest z pracą, która jest najbardziej wydajna, jeśli poświęcamy na nią krótkie odcinki czasu (do 3 godzin). Oczywiście, to musi być praca pełna wysiłku, bez rozpraszaczy – intensywna jak trening.
8. Mów „nie” – kiedy jesteś skupiony na zadaniu nie daj odwrócić swojej uwagi ludziom, mailom, spotkaniom, przerwom na kawę etc. Inni ludzie szanują Cię tylko w takim stopniu, w jakim Ty sam szanujesz siebie. Dbanie o swój dzień pracy oznacza, że przez określone godziny jesteś absolutnie niedostępny.
9. Spotkania zaplanuj na popołudnie - nic nie zabija efektywności i kreatywności bardziej od porannych spotkań, zaplanuj je na popołudnie, najlepiej po lunchu.
10. Po pracy odpoczywaj - To, co robisz po pracy jest tak sama ważne dla twojej produktywności, jak to, w jaki sposób pracujesz. Ludzie sukcesu rozumieją, że niezbędnym elementem kreatywności jest umiejętność zabawy. Znalezienie rozwiązania problemów przydarza nam się najczęściej podczas przerw od pracy, kiedy odpoczywamy a umysł swobodnie „wędruje” mogąc wpaść na kreatywne pomysły. Jeśli chcesz żyć efektywnie tzn. cieszyć się z osiągnięć i dbać o własny rozwój potrzebujesz holistycznego podejścia do życia.